Wie ich meinen Arbeitstag mit Trello organisiere – GTD und 1MTD helfen dabei!

Mein Neujahrsvorsatz lautet „Lass dich nicht mehr von ungeplanten Dingen überraschen“! In letzter Zeit kam es immer wieder vor, dass meine freie Zeit durch Dritte verplant wurde. Und das mag ich gar nicht!

Ich habe mir also etwas gesucht, was mir meine Zeitplanung einfacher gestaltet und zeitgleich die Flexibilität mitbringt, Unvorhersehbares aufzunehmen.

Als kleiner Technik-Geek habe ich natürlich sofort nach Apps und Progs gesucht, die das Aufgabenmanagement beherrschen. Blöd nur, dass es verdammt viele gibt.

Nach ein paar Versuchen mit Apps wie „Erinnerungen“, „Wunderlist“ oder „Todoist“ bin ich bei Trello gelandet. Eine meiner Voraussetzungen ist ja die Plattformunabgängigkeit. Somit ist z.B. Things hinten rübergefallen.

Trello ist mächtig, gleichzeitg aufgeräumt und lässt viele Zeitmanagement-Methoden zu. Es gibt Apps für alle mobilen Plattformen sowie eine Weboberfläche. Bereits die kostenlose Variante bietet erstaunlich viele Möglichkeiten.
Nun hatte ich meine technische Infrakturstruktur aber keinen Plan wie ich meine Aufgaben nun sinnvoll erfasse und strukturiere. Bei meiner Recherche zeigt mir Google dann schnell „Getting Things Done (GTD)“.

Die Philosophie GTD von Tim Allen beschreibt u.a., dass alle anfallenden Aufgaben notiert werden, um den Kopf freizubekommen. Ansonsten wird man ständig an Dinge erinnert, die noch zu tun sind, ohne sich auf die gerade anstehende Tätigkeit konzentrieren zu können.

GTD kurz vom Ablauf her beschrieben:
Alle Aufgaben und nächsten Schritte der Aufgabe(!), die im Laufe des Tages eingehen, werden im Eingang gesammelt. Aufgaben die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können, werden direkt erledigt.

Dann werden die Aufgaben im Eingangskorb bewertet:
– alles was du selbst erledigen musst, kommt auf die Liste „Next Action“
– alles, was eine Zuarbeit durch Dritte erfordert, kommt auf die Liste „Waiting for“
– Dinge, die aktuell keine Priorität haben, kommen auf die Liste „Someday/Maybe“
– Dinge, die mindestens zwei weitere Schritte nachsichziehen, werden als Projekt im weitesten Sinne verstanden. Das könnte z.B. Planung des nächsten Urlaubs sein oder das externe Meeting deiner Abteilung.

Ein Ziel von GTD ist es, eine Entscheidung zu treffen, was als nächstes passieren muss, um das Ziel zu erreichen. Am Beispiel des Meeting wäre es die Location festzulegen, den Catering-Service zu bestellen und die Teilnehmer einzuladen. Deshalb werden auch die nächsten Schritte erfasst. Und das wurde mir schnell zu unübersichtlich.

Was mir an GTD außerdem fehlt ist die Bewertung bzw. Priorisierung einer Aufgabe innerhalb einer Liste. Nur weil ich bei der Erfassung ein Fälligkeitsdatum gesetzt habe, bedeutet es nicht automatisch, dass diese Aufgabe eine hohe Priorität besitzt. Zwar fordert GTD ein wöchentlichen Review, um ggf. nachjustigen zu können, aber durch die geforderte Kleinteiligkeit der Aufgaben ist mir dies sehr schwer gefallen (Im Review wird auch die Someday/Maybe-Liste durchgesehen und ggf. neu eingeordnet.)

Daher habe ich im Netz nach einer Methode gesucht, die innerhalb von ein paar Minuten eine Bewertung vorsieht!

Gefunden habe ich „One Minute Todo List (1MTD)“ von Michael Linenberger. Hier kannst du es als kostenloses eBook herunterladen!

Es gibt bei 1MTD nur drei Listen:
– Critical Now – alles was heute erledigt werden muss
– Opportunity Now – alles was in 1-2 Wochen erledigt werden muss
– Over the Horizon – alles was irgendwann mal ansteht

Allein durch die erste Liste ist direkt eine Priorität in den Aufgaben vorhanden. Weiterhin wird nicht mit einem Fälligkeitsdatum gearbeitet, sondern mit dem Startdatum für ein Todo. Das gefällt mir besser, da es mich einfacher motiviert mit der Bearbeitung anzufangen- warum auch immer?!

Und hier spielt Trello seine Vorzüge aus. Grundsätzlich arbeitet Trello in Spalten, um die Aufgaben z.B. nach
– „anstehende Aufgaben“
– „in Bearbeitung“
– „erledigt“
zu sortieren. Auch GTD in Reinform oder das Scrum-Projektmanagmement ließe sich in Trello einfach abbilden.

Mein Board „Todo-Liste“ habe ich nun so aufgebaut:
Trello-1MTD

Mein Ablauf:
Gemäß GTD werden die Aufgaben (mind. zwei Schritte) in Trello im erfasst, sofern ich sie nicht direkt erledige (Aufwand < 2min.). Eingehende E-Mails leite ich an die E-Mail-Adresse des Trello-Boards (=Listen) weiter, Whatapps & Co. erfasse ich per Share-Funktion am Mobilgerät. Der Rest wird händisch eingegeben.

Morgens und Abends schaue ich mir die Aufgaben (in Trello „Cards“ genannt) an und ordne sie den Listen nach 1MTD zu. Im Laufe des Tages arbeite ich die „Critical Now“ ist ab, bzw. bereite sie für den Folgetag auf. Durch die Übersichtkeit in Trello kannst du schnell beurteilen, ob eine Aufgabe tatsächlich in den einzelnen Listen richtig aufgehoben ist. Auch ein spontanes Neusortieren ist mit einem Handgriff erledigt.

Nach GTD sind „Next Action“ und „Someday/Maybe“ die Listen „Critical Now“ und „Opportunity NoW“ bzw. „Over the Horizon“. Aufgaben zu denen ich eine Zulieferung benötige kennzeichne ich zusätzlich durch ein „Label“. Diese farbliche Hinterlegung orientiert sich dann an GTD-„Waiting for“. Die zeitliche Dringlichkeit erfolgt über die jeweiligen Listen bzw. über ein Erinnerungsdatum. (So wird schnell das Eskalationspotential mit anderen Personen sichtbar ;-).

Mit diesem Workflow arbeite ich seit ein paar Wochen und ich komme damit super zurecht. Ich finde, das Arbeiten mit der „Critical Now“-Liste ist deutlich fairer als mit mit einer Liste, die sich durch das Fälligkeitsdatum füllt (auch wenn ich das Datum selbst gesetzt habe – es ist aber vielleicht schon mehrere Tage/Wochen her!). Denn hier steuere ich wie viel ich an dem Tag tatsächlich schaffen kann und werde nicht von einer Liste getrieben!

Wie organisierst du dich? Erzähl doch mal…

 

Links:

Trello: guter Artikel der die unterschiedlichen Ansätze von Trello erklärt (englisch)
http://lifehacker.com/how-to-use-trello-to-organize-your-entire-life-1683821040

 

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